Matrice Urgente/Importante

Nelle passate vacanze pasquali ho realizzato la bozza di un post nato da una chiaccherata con alcuni amici che mi interrogavano e chiedevano parere su come i loro figli avrebbero dovuto organizzare il proprio studio o i propri progetti e ne è nato quanto potete leggere di seguito. Ovviamente ciò non è la soluzione, ma uno dei tanti metodi che possono essere applicati e che personalmente ritengo utile e che adotto quasi regolarmente per i miei lavori. Non ho la presunzione di dire che “questo è il metodo giusto” è solo un suggerimento e quindi: “genitori ed amici e gentili passanti… a vostro uso e consumo e sperimentazione”.

Più volte in passato ho scritto ho suggerito sistemi per l’organizzazione del lavoro, in particolar modo legati allo studio e alla formazione. Alcune volte mi diverto ad utilizzare tecniche di progettazione del software adattandole al metodo di studio. Inoltre dispongo di alcuni testi che schematizzano i processi di produzione e di progetto e della gestione di gruppi di lavoro e in alcuni casi tutto ciò può essere riadattato in un ambito didattico, soprattutto se si realizzano attività laboratoriali.
Ritengo che giudicare il grado di urgenza e di importanza di un’attività sia una competenza importantissima per lo studente che si troverà ad organizzare una vita lavorativa o di studio piena di impegni.

Tra i metodi che adotto spesso, soprattutto quando la mole di progetti diventa elevata, oppure un progetto risulta complesso, è quella della matrice Urgente/Importante, il metodo è stato utilizzato per la prima volta dall’ex presidente degli Stati Uniti Eisenhower che lo utilizzava per organizzare le sue attività.

Potete trovare questo ed altri metodi sul libro: The 7 Habits of Highly Effective People

Se siete interessati questi i link su Amazon per la versione inglese e questa per la versione italiana.

Io come insegnante sono abituato ad utilizzare lavagne bianche e quindi ho riadattato nel mio studio a casa un paio di ante di vetro della mia libreria che uso come lavagna e su cui scrivo con pennarelli cancellabili la mia matrice Urgente/Importante.

Come riportato nell’immagine che segue (trovate il pdf di seguito), bisogna disegnare quattro quadranti in cui andranno inseriti i compiti o le decisioni, in questo modo si potrà decidere il livello di priorità di ogni compito.

matrice

(pdf della matrice)

Ma quali sono i compiti urgenti e quelli importanti?

Compiti urgenti
I compiti urgenti sono tutti quelli che necessitano di una reazione rapida che molto spesso impongono di smettere l’attività in atto per concentrarsi sul nuovo compito.

Compiti importanti
Vengono definiti compiti importanti tutti quelli che conducono verso la realizzazione degli obiettivi (professionali o personali). Questi compiti richiedono molto spesso pianificazione, organizzazione ed iniziativa.

Metodologia

Per l’applicazione del metodo consiglio di utilizzare i seguenti passaggi che rendono il processo più efficace:

01. Fate una lista

In primo luogo fare una lista tutte le attività, i compiti e progetti che avete in questo momento nella vostra agenda. E’ importante scriverli tutti, compresi quelli che potrebbero sembrarvi insignificanti o poco importanti nel momento dell’analisi. Utilizzate lo spazio a sinistra della matrice per scrivere la vostra lista.

02. Ordinare per importanza

Una volta che avete effettuato l’elenco delle attività, effettuate un ordinamento per importanza, ciò vi permetterà di comprendere come raggiungere gli obiettivi.

03. Valutare il livello di urgenza

Il livello di urgenza si ottiene riscrivendo le attività collocate nella colonna a sinistra nella matrice in uno dei quattro quadranti.

04. Pianificare la strategia

Dopo aver inserito tutti gli elementi della matrice, è possibile iniziare a pianificare la strategia.

Sia nel caso di una serie di progetti, ma anche dello sviluppo di un singolo progetto, a conclusione dell’analisi si avrà una visione d’insieme sul processo di lavoro/studio che bisogna intraprendere.

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