Appunti del corso introduttivo Google Apps: Documenti

Progetto Centri Nuove Tecnologie e Disabilità, percorso di aggiornamento avviato ad inizio anno scolastico (Cuneo, 24-26 ottobre 2011) organizzato dall’Ufficio Scolastico Regionale per il Piemonte.

Seminario sulle competenze informatiche destinato ai referenti dei Centri Territoriali di Sostegno del Piemonte.

Il seminario avrà luogo il 28 marzo 2012, presso l’ITC “Arduino” di Torino, in via Figlie dei Militari, 25 – dalle ore 10 alle ore 17.00.

Gli appunti realizzati sono stati creati come supporto al corso e sono da utilizzare come base di partenza per realizzare esercizi, volutamente non si va nel dettaglio di tutte le  funzionalità per far si che il corsista abbia la possibilità di “apprendere facendo” e per scoprire che molte delle possibilità che si hanno con Google Documenti sono molto simili nelle funzionalità, ai comuni programmi di word processing installati in locale sui computer. Quando necessario si dettaglieranno particolarità sulla condivisione dei documenti con altri utenti.

Durante il corso ci concentreremo sulle possibilità offerte dalle Google Apps di lavoro in rete in modo che i Centri Territoriali di Sostegno abbiano uno strumento semplice e gratuito per condividere tra loro e con l’utenza finale (allievi e genitori ed insegnanti) risorse e consulenza.

Questi appunti resteranno disponibili su questo sito e ne creerò una pagina dedicata (da cui potrete accedere facendo click sul banner che trovate nella colonna destra) dove raccogliere risorse di rilievo e quesiti sull’utilizzo delle App.

Gli appunti del corso sono collezionati nella pagina Google Apps di questo sito da cui potrete sempre accedervi facendo click sul banner presente in colonna destra.

Google Documenti è una serie di applicativi web ad uso gratuito che consente di creare testi, fogli di calcolo,  presentazioni e siti web senza la necessità di utilizzare nessun software preinstallato su computer, gli unici due prerequisiti sono:

  • avere una connessione internet
  • avere un account gmail

La fruizione del servizio avviene solamente attraverso una pagina web e potete utilizzare il browser internet che desiderate, io per queste lezioni utilizzerò Google Chrome.

Come si accedea a Goggle Documents

Andate sulla home page di Google e fate click sul pulsante “Accedi”

Se non accedete dal pulsante “Accedi” il click su uno qualsiasi dei servizi vi riporta ad una pagina in cui dovrete inserire utente e password

Se non possedete un account Google effettuate la registrazione facendo click su “Registrati”

Oppure inserita la vostra email e la vostra password nella sezione “Accedi” e poi click su pulsante Accedi

Saprete di essere stati riconosciuti dal sistema in quanto in alto a destra comparirà il vostro nome:

Per accedere a Google Documenti fate click sul link “Docuneti” nella barra in alto:

Verrà visualizzata la finesta da cui potrete creare tutti i vostri documenti (nell’immagine sono presenti documenti da me creati in precedenza, per un account nuovo non sarà visualizzato ovviamente nessun documento):

Per creare un nuovo documento fate click su “CREA”

Creazione Documento

Per creare un nuovo documento di testo fate click su “Documento”

L’interfaccia che si presenterà sarà simile nelle icone e nelle funzionalità a quella di un normale word processor installato in locale sul vostro computer (OpenOffice, Libre Office, Microsoft Word…). La toolbar che raccoglie tutte le icone permette di aggiungere stili grafici, formattazione e contenuti multimediali.
Oltre agli stili classici per il testo (grassetto, corsivo, sottolineato), potrete aggiungere, formule matematiche, tabelle, immagini, elenchi, modificare il carattere ed il suo colore e sfondo, aggiungere tabelle e molto altro .

Per chiarezza espositiva di seguito trovate l’immagine ingrandita suddivise in due parti:

Cliccando sul titolo è possibile rinominare il documento creato.

Inserimento immagini

L’inserimento di una immagine avviene dal menù “inserisci” -> “immagine”, verrà aperta una schermata per selezionare l’immagine che si desidera inserire nel documento.

Si aprirà una schermata in cui selezionare la fonte di provenienza:

  • Carica (trascinando l’immagine dal proprio desktop all’interno del riquadro tratteggiato
  • URL
  • Google Ricerca immagini
  • Picasa Web Album
  • Foto di archivio

L’immagine potrà poi essere modificata in dimensione.

Inserimento tabelle

L’inserimento di una tabella avviene selezionando “Tabella” dal menù principale e specificando il numero di righe e colonne desiderato.
Sarà poi modificarne bordi e colore aggiungere ulteriori righe e colonne e molto altro.

I documenti che scriviamo vengono salvati automaticamente non appena viene eseguita una modifica in questo modo non avremo modo di perdere i dati inseriti.

Stampa

La stampa del documento può essere eseguita dal menù file -> stampa. Verrà creato un file pdf che potrà essere stampato o consultato sul proprio computer in un momento successivo.

Condivisione

Per condividere il vostro documento con altri utenti fate click sul pulsante in alto a destra “Condividi”.

Si aprirà la finestra delle impostazioni di condivisione

Cliccando condividi si aprirà la schermata delle impostazioni di condivisione e per modificare la visibilità del documento click su Cambia… in questo modo potrete decidere se il documento è visibile su tutto il Web, solo alle persone che hanno ricevuto il link oppure Privato

Potete invitare singolarmente i collaboratori che partecipano alla stesura e al controllo del documento

Dal riquadro “aggiungi persone” inserite l’indirizzo e-mail dei collaboratori assegnando il tipo di permesso sul documento:

  • “può modificare”
  • “può commentare”
  • “può visualizzare”

Potrete condividere il documento con chiunque inviandolo come allegato ad una  e-mail cliccando “File -> invia come allegato email”.

E potrete scegliere il formato dell’allegato:

A questo punto compilate la mail e spedite.

Potete condividere il vostro documento anche come pagina web:

Verrà creata una pagina web del documento che può essere visualizzata solo da chi possiede il link. Le impostazioni di visibilità saranno mantenute secondo quanto impostato (il documento potrà essere privato e pubblicato).

Commenti al testo

Per commentare il testo da parte vostra e dei vostri collaboratori, posizionate il cursore o evidenziare il testo in cui si desidera venga visualizzato il commento. Dal menù “Inserisci > Commenta” inserite il commento.

Un click sul pulsante “Commento” e la votra nota verrà aggiunta a lato del documento:

Sarà possibile rispondere ad un commento, oppure segnalare come “Risolto”. La discussione di un commento risolto viene archiviata.

Dal pulsante “Commenti” in alto a destra, potrete visualizzare tutto lo stream dei commenti potendoo anche accedere a tutte le discussioni, anche quelle archiviate.

All’interno della finestra dei commenti è presente il link in alto a destra “impostazioni di notifica”, che permette di impostare la ricezione di e-mail ogni volta che viene inserito un commento.

In funzione delle selezioni eseguite sarà possibile ricevere notifiche di tutti i commenti, risposte ai miei commenti, risposte sul documento, solo le risposte ai thread delle risposte degli utenti al mio commento.

Consultare la lista delle revisioni

Selezionare “File -> Consulta cronologia delle revisioni

Cliccando su uno degli elementi della “Cronologia revisioni” saranno visualizzate le modifiche effettuate dall’utente identificate con il colore assegnato all’utente.

Per visualizzare più dettagli sulle revisioni: click su “Visualizza più dettagli sulle revisioni“, potrete anche ripristinare una delle versioni passate.

Creare una raccolta di file

Una raccolta è una cartella in cui conservare i propri documenti

A cui potrete darci un nome:

Dalla schermata iniziale a cui si arriva facendo click sul link “Home Page” potrete trascinare i file direttamente nelle cartelle:

Oppure selezionando con il carattere di spunta il documento e dal menù “altri -> organizza…” si aprirà una finestra che mostrerà le cartelle dove spostare i file.

Condivisione cartelle

A fianco delle raccolte è presente un triangolino, facendo clck su di esso si aprirà un menù da cui potrete condividere la raccolta.

Le Impostazioni di condivisione seguono le stesse regole viste per la condivisione di un documento.

Quando viene condivisa una raccolta i documenti in esso contenuti avranno le stesse impostazioni di condivisione.

Si può condividere un documento contenuto all’interno di una raccolta ad un utente senza che questo possa avere accesso agli altri documenti della raccolta.

Caricare documenti dal proprio PC

È possibile caricare documenti dal proprio PC su Google Documenti. I documenti caricati potranno essere convertiti nel corrispondente formato Google Documenti.

Articoli simili:

Questa voce è stata pubblicata in tutorial e contrassegnata con , , , , , , , . Contrassegna il permalink.

Lascia un commento

Il tuo indirizzo email non sarà pubblicato. I campi obbligatori sono contrassegnati *

Questo sito usa Akismet per ridurre lo spam. Scopri come i tuoi dati vengono elaborati.